Wie nodig je wel uit en wie net niet? Hoe ga je om met wie je niet uitnodigt? Hoe zit het met verre familieleden en met collega’s van het werk? Je wilt voorzichtig te werk gaan bij het opstellen van je gastenlijst, want weinig onderdelen van de planning liggen zo gevoelig. Hieronder vind je antwoord op al je vragen, in vijf overzichtelijke stappen.
Spreek samen af hoeveel gasten er maximaal bij kunnen, zowel voor de daggasten als voor het avondfeest. Dat getal hangt af van jullie budget en van de capaciteit van de zaal. Met de gastenlijst-hulp reken je meteen uit wat elke extra gast kost.
Stap 1 – Bekijk het groots!
Maak een lijst van iedereen die je kent: je beste vrienden en vriendinnen, kennissen, collega’s, familieleden, enzovoort. Schiet niet meteen in paniek als je een ellenlange lijst krijgt: ook dat is normaal. Het is bovendien enorm handig als je iedereen meteen in het juiste hokje zet, bijvoorbeeld in aparte kolommen voor familie, vrienden en collega’s. Zo heb je een duidelijk overzicht van alle mogelijke genodigden.
Stap 2 – Laat het schrappen beginnen
Bij elk huwelijk doet zich dezelfde hachelijke situatie voor: het schrappen van genodigden. Onthoud goed dat dit jullie huwelijksfeest is en niet dat van een ander: alleen jullie bepalen wie er aanwezig is. Op jullie droomdag horen de mensen thuis met wie jullie een goede band hebben en van wie jullie de aanwezigheid een absolute must vinden. Schrap de personen met wie je al een tijd geen contact meer hebt of met wie je geen al te goede band hebt. Je oorspronkelijke lijst zou al behoorlijk gekrompen moeten zijn!
Twijfel je over iemand? Stel jezelf dan deze vragen:
- Hebben we deze persoon het afgelopen jaar gezien of gesproken?
- Zou ik het missen als hij of zij er niet bij is – of is het vooral schuldgevoel?
- Kent mijn partner deze persoon?
- Zou deze persoon ons uitnodigen op zijn of haar eigen trouw?
Stap 3 – Denk na over je collega’s
Je collega’s uitnodigen is allesbehalve een verplichting! Ook al hebben sommigen de neiging zichzelf uit te nodigen of gaan ze ervan uit dat ze er wel bij zullen zijn: trap niet in die valstrik. Alles hangt natuurlijk ook af van jullie budget. Is het eerder klein? Schrap dan zeker de collega’s, of toch op zijn minst de personen met wie je na de werkuren geen band hebt. Zo houd je veel meer plaats over voor mensen die je wél heel graag ziet verschijnen.
Een tussenoplossing: nodig het hele team uit voor de receptie of trakteer op het werk met taart of een drankje na de huwelijksreis. Zo voelt niemand zich vergeten.
Stap 4 – Wat met verre familie?
Woont er familie in het buitenland? Vraag dan op voorhand of ze erbij willen en kunnen zijn. Zo weet je precies op hoeveel mensen je mag rekenen voor het eten, het vervoer en de zitplaatsen. Overweeg ook of je verre familie alleen uitnodigt omwille van de familieband. Misschien zijn er tantes en nonkels die je nauwelijks kent, of heb je nichten en neven van wie je er maar twee regelmatig ziet. Het spreekt voor zich dat je die mensen eerder schrapt dan wie er écht toe doet.
Stap 5 – Dubbele check
Het kan geen kwaad om bij je gewenste genodigden te polsen of ze al plannen hebben op jullie trouwdag. Is dat zo, dan kun je hen meteen van de lijst halen, waardoor er weer plaats vrijkomt voor enkele andere namen. Een save-the-date, enkele maanden op voorhand verstuurd, helpt daarbij enorm.
Kinderen en +1’s
Twee onderwerpen die vaak voor discussie zorgen. Kies één duidelijke regel en pas die op iedereen toe, dan kan niemand zich gepasseerd voelen. Bijvoorbeeld: “alleen kinderen van de naaste familie” of “een +1 alleen voor wie een vaste partner heeft”. Vermeld het netjes op de uitnodiging door de namen van wie uitgenodigd is uit te schrijven.
De uitnodigingen laten drukken
Staat de lijst? Dan kunnen de uitnodigingen de deur uit. Ben je nog op zoek naar een goede drukker? Vraag bij een paar drukkerijen in de buurt een proefdruk en een offerte op: zo zie je meteen het verschil in papier en afwerking, en een lokale drukker denkt vaak mee voor elke oplage. Inspiratie voor het ontwerp en de tekst vind je bij trouwkaarten ontwerpen op Trouwfeest.be.
Veelgestelde vragen
Moet je collega’s uitnodigen op je huwelijk?
Nee, dat is geen verplichting. Nodig enkel collega’s uit met wie je ook buiten het werk een band hebt, of nodig het team uit voor de receptie alleen.
Hoe ga je om met kinderen op je trouwfeest?
Kies één duidelijke regel en pas die op iedereen toe, bijvoorbeeld alleen kinderen van de naaste familie. Schrijf op de uitnodiging uit wie er precies uitgenodigd is.